Pengertian Manajemen Perkantoran
Manajemen perkantoran adalah suatu
kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratus,
sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan
mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan
kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office work atau
clericalwork.
Kantor adalah setiap tempat yang
biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan
tulis menulis.
Manajemen perkantoran adalah
pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari sebuah
kantor untuk mencapai tujuan dengan cara yang sehemat-hematnya ( seefisien
mungkin) Yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan
baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen
perkantoran. (Office Management).
Manajemen perkantoran dapat
dikatakan sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang merencanakan,
mengorganisasi dan mengkoordinasikan manusia, uang, metode, material,
mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan dan
megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan, serta tujuan organisasi tercapai.
The Liang Gie (1995:2-4) mengutip
beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli, antara lain
sebagai berikut:
Arthur Grager “Office management is
the function of administering the commonication and record service of an
organization” (Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan
terhadap komonikasi dan pelayanan waktu dan suatu organisasi)
William Leffingwell & Edwin
Robinson “Office management as e function, is the branch of the art and science
of management which is concerned with the effecient performance of office work,
whenever and wherever that work is to be done” (Manajemen perkantoran sebagai
sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan
pelaksanaan pekerjaan perkantoran itu harus dilakukan).
Hal Nourse “It seems to me that
office management in the broather sense might embrance, not only the generally
accepted service function, but also the arise og functional control
administrative direction of most clerical and paperwork”. (manajemen
perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi
pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga
bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap
kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).
George Terry “Office management can
be defined as the planning can defined as the planning, controlling, and
organizing of office work, and actuating those performing is so as to achieve
the predetermined objective it deals with the life cycle of bussiness
information, and retention, if of permanent value, of destuction if absolute.
(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian,
dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih
dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan
perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan
penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu usang).
- Pengertian
Kantor
Perkantoran
kantor berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan
perkataan “Office” yang berasal dari bahasa Inggris. Prajudi (1976:60) telah
menjelaskan pengertian kantor yang bisa berarti:
- Ruang
atau kamar kerja, atau ruang tulis
- Markas,
atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya
menjalankan stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya.
- Biro
atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi.
- Instansi,
badan, jawatan, perusahaan.
Sedang
perkataan bahasa Inggris “Office” dapat berarti:
- Kewajiban,
tugas, fungsi (duty, task function).
- Jabatan
(tenure of official position).
- Markas
tau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas
usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company,
government department, etc.)
- Jasa
pelayanan (service, kind help)
- Tugas
pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is
some body’s duty to do, work, and duties)
- Tempat,
gedung, yang dipakai sebagai pusat kerja tata usaha (place building,
rooms, of bussiness and clerical works).
Dari
berbagai pengertian perkataan “kantor” dan perkataan “office” seperti tersebut
di atas, yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah
lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan
penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan
adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian
atau penyimpanan data/informasi. Dengan demikian pengertian kantor dapat
dirumuskan sebagai berikut:
- Tempat
atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi.
- Proses
penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan
dan pendistribusian/penyampaian data/informasi.
Disamping
pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses
seperti tersebut di atas, kantor juga sering diartikan ssebagai sarana
pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administrative atau tepatnya
kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif. Contoh:
Kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri tentunya berlangsung di mana-mana di
seluruh pelosok Indonesia, akan tetapi kalau seseorang menanyakan “Departemen
Dalam Negeri?” jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor) berkumpulnya
pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan
yang sifatnya admninistratif.
Jadi jelas
dari pengertian di atas bisa dipahami bahwa pengertian kantor bisa berarti
tempat, ini yang biasa disebut dalam arti statis. Kantor juga bisa dalam arti
proses, ini yang biasa disebut dalam arti dinamis. Kantor juga dalam arti
sarana, ini yang biasa disebut dalam arti fungsional. Akan tetapi dalam arti
yang manapun, sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penangan
data/informasi. Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan
atau ruangan, orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan, biaya serta tata
laksana kerja.
- Manajemen
Perkantoran
Sebagaimana
kegiatan-kegiatan lainnya kegiatan perkantoran perlu direncanakan,
diorganisasikan, dogerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan,
perlu diawasi serta dikendalikan sebagik-baiknya. Dalam terminologi tidak
selalu para ahli memberikan rumusan yang sama.
The Liang
Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran
dari para ahli, antara lain sebagai berikut:
Arthur
Grager “Office management is the function of administering the commonication
and record service of an organization” (Manajemen Perkantoran adalah fungsi
tata penyelenggaraan terhadap komonikasi dan pelayanan waktu dan suatu
organisasi)
William
Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as e function, is the
branch of the art and science of management which is concerned with the
effecient performance of office work, whenever and wherever that work is to be
done” (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan
ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran itu
harus dilakukan).
Hal Nourse
“It seems to me that office management in the broather sense might embrance,
not only the generally accepted service function, but also the arise og
functional control administrative direction of most clerical and paperwork”.
(manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya
fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan
juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif
terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).
George Terry
“Office management can be defined as the planning can defined as the planning,
controlling, and organizing of office work, and actuating those performing is
so as to achieve the predetermined objective it deals with the life cycle of
bussiness information, and retention, if of permanent value, of destuction if
absolute. (Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian,
dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih
dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan
perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan
penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu usang).
Setelah
mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie kemudian mengemukakan
rumusannya mengenai manajemen perkantoran.
Dia mengatakan:
Pada
pokoknya manajemen perkantoran modern merupakan rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan
(memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan
kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran
yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work
(pekerjaan perkantoran)”.
Dari
berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di
dalambya meliputi rangkaian kegiatan:
- Tata
penyelenggaraan;
- Pelaksanaan
secara efesien;
- Pengendalian,
pengawasan dan pengarahan
- Perencanaan,
pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.
Oleh karena
itu, secara ringkas manajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen
dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan serta pengendalian
pekerjaan-pekerjaan perkantoran.
Namun
demikian, perlu kita sadari bahwa cakupan kegiatan perkantoran tidak hanya
kegiatan perkantoran tersebut, antara lain misalnya mengenai pegawai kantor,
biaya perkantoran, prosedur dan metode perkantoran, serta lain-lain.
Perkantoran
administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan, hal itu
misalnya ditegaskan oleh salah satu terbitan Perserikatan Bangsa-Bangsa
(PBB) sebagai berikut:
The terms
Adminsitration and Management are more being used synonymously. While the terms
administration has been applied more to the counduct of public affairs and the
terms manajement more to thet off bussiness interprise, there has been tedency
in recent is recent time for management to be use to a grater degree in public
affairs”
(Istilah-istilah
Administrasi dan manajemen makin lama makin banyak digunakan secara satu arti.
Walaupun istilah Administrasi telah diteranpkan lebih banyak bagi tindakan
dalam urusan-urusan negara dan istilah manajemen lebih banyak pada
urusan-urusan perusahaan, pada waktu akhir-akhir ini terdapat kecendrungan
untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang luas bagi unsur-unsur negara)
Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran yang intinya adalah tugas
pelayanan merupakan rangkaian yang terdiri dari 6 (enam) aktivitas yaitu:
- Menghimpun,
yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga
siap untuk dipergunakan bila diperlukan.
- Mencatat,
yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang
diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim dan
disimpan, termasuk dengan alat rekam suara atau film di era modern.
- Mengolah,
yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan
maksud agar mudah untuk digunakan.
- Mengganda,
yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan.
- Mengirim,
yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
kepihak lain.
- Menyimpan,
yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat
tertentu yang aman.
- Perkantoran
Modern
Kamus besar
Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru”
“mutakhir”, “sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan
jaman”. Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berfikir serta bertindak
sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan
data/informasi. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri:
- Memiliki
bangunan dan tata ruang yang baik,
- Menggunakan
alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat,
- Para
pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin profesional
- Memiliki
sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.
- Mendayagunakan
biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efesiensi,
produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.
Geoffry
mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa
teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama dalam bidang “komonikasi dan
pengelolaan data”
Kendala yang
dihadapi oleh kantor-kantor pemerintah terutama sampai saat ini masih banyak
kendala yang disebabkan oleh manajemen birokrasi di pemerintahan dalam hal
biaya pengadaan barang-barang yang cenderung menghambat kemajuan kantor
pemerintah itu sendiri, terutama untuk kantor-kantor pemerintah di
tingkat pedesaan yang masih sangat terpencil letaknya dukungan komputerisasi
masih belum merata, belum lagi kendala SDM walau diakui kantor-kantor di
wilayah perkotaan sudah mengarah ke sistem manajemen yang lebih baik, misalnya
dalam pengelolaan data atau informasi sudah didukung dengan sistem pemrosesan
data (electronic data processing) atau sering disebut dengan SIM (Sistem
Informasi Manajemen), walau patut diakui juga belum sepenuhnya direalisasi
kearah itu, namun sudah mengarah pada tahapan tersebut (Computer based system).
Keuntungan-keuntungan
apabila kantor didukung dengan sistem komputerisasi adalah kecepatan,
kecermatan, keterkinian komonikasi dan pemrosesan data. Namun dari berbagai
pertimbangan, itu mungkin dapat dilakukan secara serentak atau simultan.
Kelemahan-kelemahan
menggunakan komputersisasi adalah sebagai berikut:
- Kerusakan
salah satu alat sebagai salah satu komponen, atau kesalahan yang terjadi
pada salah satu sub sistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan.
- Kesalahan
dalam hal mengambil file induk untuk memasukkan data untuk disimpan, akan
menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan, lebih-lebih data
tersebut diperlukan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan oleh
pimpinan akibatnya bila belum juga ditemukan akan menjadikan
keputusan yang diambil menjadi tidak sempurna, dan dapat dibayangkan
dampaknya mudah diperkirakan.
- Terinfeksinya
file-file penting oleh virus-virus akan sangat berpengaruh besar bagi
proses pengambilan keputusan.
Semakin
modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya semakin menggelobal.
Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi
yang dapat diakses, semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk
kepentingan organisasi atau instansinya. Akan tetapi sebaliknya, dari
keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan
pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan
informasi. Kita masih ingat korban virus yang terjadi pada pertenegahan
Juli 2001 yang mengakibatkan korban 250.000 sistem di Amerika Serikat
yang hanya dalam waktu 9 Jam. (Harian Kompas Kamis 20 September 2001. halaman:
2)
- Prinsip-Prinsip
Manajemen Perkantoran Modern
Kamus Besar
Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas, yaitu
kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir, bertindak. Fayol (dalam
Komarruddin, 1981) menekankan bahwa penggunaan kata "prinsip" bukan
hukumhukum abadi, tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan
apabila keadaan membutuhkannya. Kooritz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip
manajemen adalah fleksibel, tidak mutlak, dan harus dapat digunakan tanpa
memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu. Keeling, et. All (1978) dalam
bukunya Administrative Office Management, dengan mengacu pada
William H. Leffingwell, mengatakan bahwa Lellingwell dipandang sebagai bapak
manajemen kantor, adalah seorang penggagas pertama dengan menerapkan
prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. Bukunya Scientific
Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari
semua studi modern dalam manajemen kantor. Kelima prinsip dan pekerjaan yang
efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian
dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. Prinsip-prinsip ini dapat
dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan.
Prinsip 1
Dapat dengan
mudah manajer kantor harus merencanakan pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan
bagaimana, kapan dan di mana harus dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan.
Prinsip 2
Dengan
memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk,
manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upaya-upaya semua pegawai,
mesin-mesin, dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai
dengan perencanaan.
Prinsip 3
dan 4
Lebih jauh,
prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik penyimpanan arsip, metode untuk
melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakan
pekerjaan harus dikembangkan secara efektif.
Prinsip 5
Mungkin yang
paling penting, manajer kantor menseleksi, melatih, memotivasi, mengkompensasi
dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhadap organisasi pada
tingkat yang optimal. Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran
yang efektif yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti tertera dalam
gambar di bawah ini.
1.Perencanaan
Untuk
merencanakan secara benar, Anda harus tahu :
-Pekerjaan
apa yang harus dikerjakan;
-Bagaimana
pekerjaan dikerjakan;
-Kapan
pekerjaan dikerjakan;
-Dimana
pekerjaan dikerjakan;
-Seberapa
cepat pekerjaan dikerjakan.
2. Jadwal
Pekerjaan harus dijadwal.
Suatu jadwal
menjadi efektif, harus di
-Tentukan;
-Selaraskan
dengan jadwaljadwal lain;
-Laksanakan,
walaupun sulit;
-Mungkinkah
diselesaikan;
-Pelihara
secara baku.
3.
Pelaksanaan
Pekerjaan
harus dilaksanakan
-Secara
terampil;
-Secara
teliti;
-Secara
cepat;
-Tanpa upaya
yang tidak perlu;
-Tanpa ada
keterlambatan yang tidak perlu.
4.Ukuran
Pekerjaan
yang dilaksanakan harus diukur
-Sesuai dengan
potensi Anda;
-Berdasarkan
pada catatancatatan yang lalu, oleh organisasi lain;
-Berdasarkan
kuantitas;
-Berdasarkan
kualitas.
5.Imbalan
Jika
Pekerjaan Anda diselesaikan secara efektif. Anda seharusnya diberi imbalan
-Kondisi
kerja yang baik;
-Kesehatan;
-Kebahagiaan;
-Pengembangan
diri;
-Uang.
Komaruddin
(1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut:
1. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus
membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap
sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para
pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. Manajemen tertinggi harus menyadari
diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya
berurusan dengan ketatausahaan saja;
2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah
untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan
kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan;
3. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang
otomatis hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis;
4. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study)
penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan
kantor;
5. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus
diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya;
6. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus
dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. Hal ini termasuk menghidangkan
metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip,
perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor;
7. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus
dikembangkan melalui analisis pekerjaan, prgram Diklat, nasihat kepegawaian,
dan panduan perintah;
8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus
digunakan dan dikembangkan;
9. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar
manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa
penyelia maupun pada sikap pegawai.
BAB III
PENUTUP
- Kesimpulan
perkataan
kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses
kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan
adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian
atau penyimpanan data/informasi. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen
perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan:
Tata penyelenggaraan; Pelaksanaan secara efesien; Pengendalian, pengawasan dan
pengarahan Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.
MANAJEMEN
PERKANTORAN
Kantor adalah setiap tempat yang
biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan
tulis menulis.
Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh
terhadap aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai
tujuan dengan cara yang sehemat-hematnya ( seefisien mungkin)
SEGI-SEGI MANAJEMEN PERKANTORAN
*
Segi Tujuannya
Dalam pembentukan sebuah kantor sangat penting menilai
dan menentukan tujuan kantor.
*
Segi Pengorganisasian
Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas
tenaga kerja tersebut. Mis : karyawan ® pegawai ® staf ® manajer
*
Segi Kepegawaian
Yang berhubungan dengan perusahaan tenaga kerja
*
Segi Metode / prosedur
Suatu sistem urutan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan
bagaimana, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan.
* Segi
Mesin-Mesin dan Perlengkapan
Mesin-mesin dan semua benda-benda atau barang mati
yang dipergunakan dalam kantor-kantor untuk membantu atau
mempermudahpelaksanaan pekerjaan.
*
Segi Lingkungan
Lingkungan gedung kantor dan kondisi-kondisi fisik
dalam gedung.
Tugas seorang manajer kantor adalah mengawasi kantor
untuk mencapai tujuannya dan memberikan pengarahan-pengarahan kepada para
bawahannya.
SYARAT-SYARAT PENDIRIAN KANTOR
1.
Letak : Dekat dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas
bank, kantor pos, pasar, rumah makan dan konsumen.
2.
Kepatutan : Ukuran luas atau besarnya gedung kantor
dan lahanya kalau bisa luas.
3.
Pertimbangan-pertimbangan tentang biaya : Biaya
pemeliharaan, biaya penggantian-penggantian dari gedung lama.
4.
Faktor-faktor fisik : Eskalator, lif, alat pemanas,
dan penerangan
PROSEDUR-PROSEDUR PEKERJAAN PERKANTORAN.
Prosedur perkantoran adalah sistem-sistem perkantoran
atau urutan-urutan dari pada langkah-langkah pelaksanaan –pelaksanaan pekerjaan
kantor di dalam mana pekerjaan itu dilakukan dan berhubungan dengan apa yang
dilakukan, bagaimana melakukannya dimana dan siapa yang melakukannya.
Pentinganya sistem perkantoran karena :
1.
Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar
2.
memberikan pengawasan yang lebih baik melalui
pengarahan.
3. Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.
4. Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan
alat-alat pekerjaan tata usaha yang sangat penting
PRINSIP-PRINSIP PADA SISTEM PERKANTORAN
1.
Sistem-sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga
mempermudah pengawasan.
2.
Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
3.
mencegah kekembaran pekerjaan terutama pada
formulir-formulir.
4.
Sistem-sistem hendaknya flekdsibel dan dapat
disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang berubah.
5.
Pembagian tugas-tugas yang tepat.
6.
Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang
sebaik-baiknya.
7.
Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang
seminim-minimnya.
TEORI PERKANTORAN
Pengertian
Perkantoran
Menurut Drs. Kamisa, kantor berarti: bangunan yang
dipakai untuk bekerja yang berkenaan dengan urusan administrasi. Menurut
Erns Neufert, bahwa didalam bangunan perkantoran pekerjaan utamanya adalah
dalam kegiatan penanganan informasi dan kegiatan pembuatan maupun pengambilan
keputusan berdasarkan informasi tersebut. Jadi perkantoran adalah bangunan yang
digunakan untuk pekerjaan administrasi dan manajerial.
Rancangan
Perkantoran
Umumnya pemakai ruang kerja perkantoran tidak perlu
berpindah-pindah, karena telah dilengkapi dengan ruang untuk mesin-mesin,
kantin, ruang rapat, arsip, perpustakaan dan aktivitas penunjang lainnya.
Perkantoran umumnya dapat dirancang dengan menciptakan
hubungan antar ruang yang tepat sesuai dengan bagian-bagian pengorganisasian.
Dapat pula mengurangi jarak capai antar ruang vertikal maupun horizontal.
Begitu juga dalam upaya visual antar bagian dengan menciptakan hubungan yang
akrab. Bentuk bangunan lainnya dapat pula digunakan untuk memperjelas keadaan
ini, yakni dengan menata bagian-bagian komponen bebas, misalnya perabot, secara
maksimal.
Kebutuhan ruang kantor dapat dihitung dengan
menggunakan dua cara bersamaan, yakni:
1) ruang gerak orang (misalnya standar ruang
perorangan x jumlah orang) + ruang tambahan untuk sarana penunjang + faktor
(biasanya 15 %) untuk sirkulasi utama; ruang bebas untuk bukan orang, misalnya
untuk ruang mesin, perpustakaan, dimana lebih tergantung pada banyaknya
peralatan dibandingkan jumlah orang yang membutuhkan ruang kerjanya, sehingga
untuk menghitungnya dapat digunakan dasar pemikiran praktis dari benda-benda
tersebut;
2) dan atau dengan cara memperbandingkan contoh-contoh
yang ada; kemudian suatu faktor ditambahkan untuk sirkulasi yang ada.
Untuk menyiapkan denah ruang yang tumpang tindih,
misalnya menghubungkan satu departemen dengan departemen yang lainnya dalam
suatu bangunan yang sudah ada, atau bahkan untuk menyusun komposisi pada
bangunan kantor yang baru; maka perlu dipelajari hubungan kerja antar bagian
dari perusahaan tersebut atau jika perlu diadakan penelitian yang lebih rinci.
Manajemen Perkantoran dan Perumusan Organisasi
1. Pengertian Manajemen Kantor
Manajemen
Kantor adalah Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan
pengawasan pekerjaan ketatausahaan untuk mencapai tujuan yang telah
diperkirakan.
Manajemen
Kantor adalah seluruh kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan
tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi
yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.
Manajemen
bukan saja dapat dianggap sebagai suatu jenis ilmu, tetapi juga aktivitas
(kegiatan). Sebagai suatu ilmu dan aktivitas, manajemen mempunyai sifat yang
unik. Artinya, identitas manajemen berbeda dari ilmu dan aktivitas lainnya.
a. Fungsi
Manajemen :
- Perencanaan
- Pengorganisasian
- Pengkoordinasian
- Pengawasan
b. Elemen
Manajemen
- Man
- Money
- Material
- Market
- Machine
- Method
(Metode)
Manajemen kantor
dapat ditinjau dari dua sudut penglihatan yang berbeda, yaitu dari sudut
manajemen dan dari sudut sasaran.
Dari sudut
manajemen, manajemen kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi,
mengurus, menyempurnakan dan menertibkan ketatausahaan kantor.
Dari sudut
sasaran, manajemen kantor merupakan segala kegiatan penataan yang ditujukan
kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha dalam sistim perkantoran
untuk mencapai sasaran organisasi.
c. Dua sudut
penglihatan manajement kantor:
- Dari
sudut manajemen : Manajemen kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan,
mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi, mengurus,
menyempurnakan dan menertibkan tata usaha kantor.
- Dari
sudut sasaran: manajemen kantor adalah segala kegiatan penataan yang
ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tata usaha
dalam sistem perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.
Untuk
mengelola suatu pekerjaan agar dapat mencapai hasil yang sesuai dengan tujuan
yang ditentukan, sangat memerlukan keahlian khusus, bukan saja keahlian
tekhnis, melainkan juga keahlian dalam memimpin orang – orang. Artinya,
memotivasi orang lain agar mau bekerja dengan giat dan kreatif.
Oleh karena itu, seorang manajer yang berhasil ialah yang mampu
menggerakan bawahannya agar berhasil. Dengan kata lain, manajer yang berhasil
adalah seseorang yang senantiasa mendorong dan memberi kesempatan kepada
bawahannya untuk maju, dalam arti mampu meningkatkan dan mengembangkan keahlian
serta pengabdiaan bawahannya.
2. Aktivitas dari Manajemen Kantor
Geoffrey
Whitehead mengatakan bahwa di seluruh kantor terdapat lima bidang kegiatan
utama, yaitu:
- Kegiatan
komunikasi
- Kegiatan
kalkulasi
- Pengolahan
Warkat
- Penyusunan
laporan
- Kegiatan
yang mengikuti prosedur rutin
Pekerjaan
manajer dalam menilai dan mengatur pekerjaan yang diselenggarakan c yaitu
dengan cara pengawasan yang diperoleh melalui:
a)
Developing performance standard (perkembangan tingkat/derajat pekerjaan)
b)
Measuring performance (pengukuran hasil pekerjaan)
c)
Evaluating results (penilain hasil pekerjaan)
d)
Taking corrective action (pengambilan tindakan perbaikan).
Keempat cara
pengawasan melalui manajemen pengendalian dapat dijelaskan sebagai berikut:
a)
Develoving performance standard
b)
Pekerjaan yang harus di selesaikan oleh manajer dalam menetapkan alat –
alat pengukuran (yard – stick). Dengan alat itu, dinilainya hasil
pekerjaan orang yang harus melapor padanya. Ukuran – ukuran ini dapat diambil
dari tujuan organisasi, kebijaksanaan – kebijaksanaan dan anggaran
belanja yang ditetapkan dan direncanakan.
c)
Measuring performance
d)
Menetapkan status pekerjaan yang sedang dilaksanakan dan yang telah selesai.
Hal ini dapat dicapai melalui pengamatan, laporan dan catatan berbagai
kegiatan.
e)
Evaluating result
Menetapkan
arti perbedaan – perbedaan dan kekecualian – kekecualian dengan cara
membandingkan hasil pekerjaan yang sebenarnya dengan ukuran hasil pekerjaan.
f)
Taking corrective action
Meluruskan
dan mengadakan perbaikan terhadap penyimpangan – penyimapangan yang terjadi.
Selanjutnya,
dalam suatu kantor manajemen membuat table perincian dengan berbagai kegiatan
penting dari sertiap fungsi pokok manajemen dalam perkantoran yang
merupakan pekerjaan manajer seperti berikut:
- Perencanaan
(pleaning)
- Menjelaskan,
memantapkan dan memastikan tujuan yang dicapai
- Meramalkan
peristiwa atau keadaan pada waktu yang akan dating
- Memperkirakan
kondisi – kondisi pekerjaan yang dilakukan
- Memilih
tugas yang sesuai untuk pencapain tujuan
- Membuat
rencana secara menyeluruh dengan menekankan kreativitas agar dipeoleh
sesuatu yang baru dan lebih baik
- Membuat
kebijaksanaan, prosedur, standard dan metode – metode untuk pelaksanaan
kerja
- Memikirkan
peristiwa dan kemungkinan akan terjadi
- Mengubah
rencana sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan
2.
Pengorganisasian (organizing)
- Membagi
pekerjaan kedalam tugas – tugas operasional
- Mengelompokan
tugas – tugas kedalam posisi – posisi secara operasioanal
- Menggabungkan
jabatan – jabatan operasional kedalam unit – unit yang saling
berkaitan
- Memilih
dan menetapkan orang untuk pekerjaan yang sesuai
- Menjelaskan
persyaratan dari setiap jabatan
- Menyesuaikan
wewenang dan tanggung jawab bagi setiap anggota
- Menyediakan
berbagai fasilitas untuk pegawai
- Menyelaraskan
organisasi sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan
3.
Penggerakan (Actuating)
- Melakukan
kegiatan partisivasi dengan senang hati terhadap semua keputusan, tindakan
atau perbuatan
- Mengarahkan
dan menantang orang lain agar bekerja sebaik – baiknya
- Memotivasi
anggota
- Berkomunikasi
secara efektif
- Meningkatkan
anggota agar memahami potensinya secara penuh
- Memberikan
imbalan penghargaan terhadap pekerja yang melakukan pekerjaan dengan
baik
- Mencukupi
keperluan pegawai sesuai dengan kegiatan pekerjaannya
4.
Pengendalian (controllig)
- Berupaya
memperbaiki pengarahan sesuai dengan petunjuk pengawasan
- Membandingkan
hasil – hasil pekerjaan dengan rencana secara keseluruhan
- Menilai
hasil pekerjaan dengan standard hasil kerja
- Membuat
media pelaksanaan secara tepat
- Memberitahukan
media pengukur pekerjaan
- Memindahkan
data secara terperinci agar dapat terlihat perbandingan dan
penyimpangan – penyimpangannya
- Membuat
saran tindakan – tindakan perbaikan jika dirasa oleh anggota
- Memberitahu
anggota – anggota yang bertanggung jawab terhadap pemberian penjelasan
- Melaksanakan
pengawasan sesuai dengan petunjuk hasil pengawasa
3. Proses Manajemen Kantor
a. Perencanaan
kantor
Meliputi
segala aktivitas peramalan mengenai hal ihwal yang harus dilakanakan dana
cara-cara pelaksanaannya dalam bidang tata usaha kantor. Maksud perencanaan
kantor adalah mencapai efesien yang tertinggi dalam pelaksanaan tata usaha
tersebut.
Perencanaan
kantor dapat meliputi perencanaan prosedur, perbekelalan dan tata ruang kantor
b.
Pengorganisasian kantor
- Suatu
proses penyusunan kerja sama antara elemen-elemen kantor untuk mencapai
tujuan tertentu.
- Adalah
suatu sistim kerja sama yang meliputi pola pembagian kerja, susunan
hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab antara para
petugas dan struktur hubungan tersebut.
c.
Pengoordinasian kantor
Merupakan
suatu kegiatan untuk menjamin kerja sama dan partisipasi sejumlah kegiatan
kantor.
- Pengawasan
kantor (Pengendalian )
Merupakan
salah satu fungsi dari rangkaian proses manaj.kantor yang meliputi seluruh
kegiatan pimpinan organisasi kantor yang meneliti, menyesuaikan dan mengoreksi
kegiatan ketatausahaan agar pelaksanaan tepat seperti rencana.
d. Tujuan
kantor
- Penerimaan
Informasi
- Pencatatan
informasi
- Penyusunan
informasi
- Pemberian
Informasi
- Perawatan
aktiva
e. Aspek
manajemen kantor
- Tujuan,
yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan
mengarahkan dan mengkoordinasian elmen-elemen manajemen
- Organisasi,
meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf tersebut
- Metode
adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana pelaksanaan manajemen
dilangsungkan
- Personalia,
meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan pengehntian karyawan
- Lingkungan,
meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam kantor
- Mesin
dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang digunakan dalam kantor
untuk membantu pelaksanaan kerja.
f.
Harapan manajemen kepada manajemen kantor
- Manajer
kantor hendaknya menjadi seorang pengorganisasi
- Manajer
kantor hendaknya menjadi seorang pemimpin dinamis
- Manajer
kantor hendaknya mempunyai kemauaan dan kemampuan untuk melimpahkan
wewenang kepada rekan-rekan dan bawahannya.
- Manajer
kantor hendaknya dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja kunci dan
asisten-asisten untuk mengawasi pekerjaan di bawah pengawasannya
- Manajer
kantor hendaknya menyisihkan waktu untuk mengembangkan dirinya dan
mengembangkan sifat-sifat kepribadiannya yang merupakan karanter eksekutif
yang berhasil
- Manajer
kantor hendaknya dapat mermalkan, membayangkan dan merencanakan pemecahan
masalah kantor yang akan terjadi hari esok.
g. Peranan
manajemen kantor
Menyiapkan
informasi agar manajemen puncak dapat membuat keputusan Informasi tersebut
harus :
- Ringkas
(concise)
- Cermat
(accurate)
- Dalam
bentuk yang tepat (in the correct form)
- Tepat
waktu (right time)
- Biaya
rendah (low cost)
4.Perumusan Organisasi
Organisasi
yang merupakan usaha dari manusia itu segala kebutuhannya tidaklah mungkin ada
bila tidak ada intraksi antara anggota – anggota karyawan atau masyarakat yang
mewujudkan organisasi kerja itu. Bukan pula hanya merupakan hubungan perjumpaan
dilapangan kerja atau dilingkungan kerja, melainkan juga dengan hubungan yang
dijalin oleh rasa saling pengertian, mengenai tujuan dan mengenai
lapangan kerja atau tugas masing – masing serta norma atau tata nilai, begitu
juga dengan kesadaran serta kepentingan bersama.
- Struktur
Organisasi – Organisasi Sederhana
- Manajer
Umum
- Petugas
Pembeliaan
- Manajer
Produksi
- Manajer
Pemasaran
2. Manajer
kantor organisasi yang telah berkembang
- Direktur
Pengelola
- Petugas
Pembeliaan
- Manajer
Produksi
- Manajer
Pemasaran
5. Pendekatan Fungsional dalam organisasi
a)
Sentralisasi
Untuk
meningkatkan efisiensi, semua pekerjaan kantor harus dikoordinasi oleh seorang
manajer kantor, walaupun beberapa bagian darinya dapat dikerjakan di dalam
kantor-kantor departemen yang tidak berada di bawah pengawasannya.
Didalam beberapa organisasi, manajer kantor utama diberi tanggung jawab
penuh atas semua kantor, termasuk yang terkait dengan departemen operasi. Ia
diminta untuk mengorganisasi, memperlengkapi, mengangkat staf dan
memanajemenkan kantor-kantor ini dengan memberikan pelayanan seperti yang
mungkin diminta oleh manajer departemen atau fungsional.
b)
Desentralisasi
contoh
organisasi paling sederhana di bawah ini. Garis terputus-putus menunjukkan
tanggung jawab untuk memberikan pelayanan.
c)
Manajer Umum
d)
Petugas Pembelian
e)
Manajer Produksi
f)
Manajer Pemasaran
g)
Manajer kantor
h)
Kantor pembelian
i)
Kantor pabrik sio
6. Pembagian Kerja dan Penugasan Kerja
a. Delegasi
adalah
proses dimana individu atau kelompok memindahkan kepada individu atau
kelompok lain tugas untuk menjalankan aksi tertentu dan sekaligus
mengambil keputusan tertentu.
Delegasi
dapat dinyatakan secara ringkas sebagai suatu proses dimana seorang
manajer :
- Menyerahkan
tugas kepada bawahannya.
- Memberi
mereka wewenang untuk membuat komitmen sampai batas yang dianggap perlu
untuk memungkinkan tugas dikerjakan.
- Menciptakan
kewajiban pada pihak setiap bawahan untuk melaksanakan pekerjaan secara
memuaskan.
b. Analisis
pekerjaan
adalah
Proses penelitian tugas kantor
Menentukan
pembagian pekerjaan secara umum di dalam kantor
-
Menurut Fungsi
-
Menurut Proses
Analisis pekerjaan
yang sudah lengkap merupakan dasar untuk uraian pekerjaan.
Tujuan,
Fungsi, Tugas, Aspek dan Bidang Kerja Manajemen Administrasi Perkantoran
Manajemen administrasi perkantoran
adl bagian dari manajemen yg memberikan informasi layanan bidang administrasi
yg diperlukan ukt melaksanakan kegiatan secara efektif & memberi dampak
kelancaran pd bidang lainnya.
Kegiatan Manajemen Administrasi Perkantoran
Kegiatan manajemen administrasi antara lain :
• Penyediaan informasi yg dibutuhkan ukt kepentingan manajemen.
• Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah ukt diakses oleh yg membutuhkan.
• Pengadministrasian seluruh kegiatan
• Menginventarisasi peralatan kantor
Tujuan Manajemen Administrasi Perkantoran
Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yg berjudul Office
Management and Control, yaitu:
1. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yg cermat
3. Membuat catatan dgn biaya minimal
4. Memberikan semua keterangan yg lengkap & diperlukan siapa saja, kapan
& di mana hal itu diperlukan ukt pelaksanaan perusahaan secara efisien
5. Memberikan catatan & laporan yg cukup dgn biaya serendah-rendahnya.
Aspek (fungsi) Manajemen Administrasi Perkantoran
Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yg meliputi rangkaian
aktivitas antara lain:
1. Pengendalian & pengawasan
2. Pengarahan & pengawasan
3. Pengarahan
4. Manajemen
5. Pengawasan
6. Perencanaan, pengendalian & pengorganisasian
7. Manajemen & pengarahan
8. Tata laksana/penyelenggaraan
9. Pelaksana secara efisien
Faktor-faktor Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Edwin Robinson
1. Persayaratan
2. Metode
3. pegawai
4. Material perlengkapan
Fungsi-fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran yg terkait menurut H.Mac
Donald (office management)
1. Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
2. Biaya perkantoran (office costs)
3. Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
4. Kepegawaian perkantoran (office personel)
5. Metode perkantoran (office methods)
6. Perlengkapan perkantoran (office equipment)
Cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey
1. peralatan & mesin (appliance and machine)
2. perbekalan & alat tulis (supplies and stationery)
3. metode (methods)
4. tata warkat (records)
5. kontrol pejabat pimpinan (executive controls)
6. ruang perkantoran (office space)
7. komunikasi (communications)
8. kepegawaian kantor (office personnel)
9. perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
Manajemen Administrasi Perkantoran menurut George R. Terry
Manajemen perkantoran adl perencanaan, pengendalian & pengorganosaslan
pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yg melaksanakan agar mencapai
tujuan-tujuan yg telah ditentukan.
Manajemen Administrasi Perkantoran menurut AWilliam Leffingwell & Edwin
Robinson
Manajemen Perkantoran dpt didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian,
& pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yg
melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yg telah ditentukan lbh dahulu.
Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Millis Geoffrey
Manajemen kantor adl seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana
yg sesuai dgn lingkungannya demi mencapai tujuan yg ditetapkan
Dengan demikian, manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasi (mengatur & menyusun), mengarahkan (memberikan
arah & petunjuk), mengawasi & mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau
kegiatan. Hal atau sasaran yg terkena oleh rangkaian kegiatan itu pd umumnya
ialah pekerjaan perkantoran (office work).
Manajemen Administrasi Perkantoran meliputi pekerjaan perkantoran diantaranya:
1. menggandakan (duplicating)
2. mengirim surat (mailing)
3. mengetik (typing)
4. menghitung (calculating)
5. menyimpan warkat/arsip (filing)
6. menelepon (telephoning)
7. memeriksa (checking)
8. dan kegiatan lain.
